Håndutfylte skjema = trippelarbeid, minst!

Når det snakkes om digitalisering i Norge, er den hyppigste frasen ”Digitalt førstevalg”. Den burde heller hvert ”Enklere hverdag”. For det blir det, både for borgere og ansatte.

Denne høsten startet min eldste datter på skolen. Oslos minste skole, nyoppusset og erverdig, ivrige lærere, engasjerte ansatte – mye ligger til rette for en flott tid på skolen. Men med skolestart følger det et lite skjemavelde, og foreløpig har jeg ikke sett annet enn papirskjema, flertallet uten forhåndsutfylling. Og det er litt skuffende.

Hvorfor digitalisere?

Digitalisering handler om effektivisering. Men i mine øyne med det formålet å fristille tid, ikke kutte arbeidsplasser.

Når jeg fyller ut et tosidig skjema for hånd, tar det meg lenger tid enn om jeg skulle gjort det samme på Mac´en min (for de som har kjent meg en stund: ja, jeg har konvertert, med mild tvang). Jeg tror de færreste skriver raskere for hånd enn på tastatur. I hvert fall hvis det skal bli forståelig. Men det er egentlig ikke det som er det viktigste.

Når jeg leverer inn et skjema utfylt for hånd, bruker den som skal legge det inn digitalt antagelig minst like mye tid som jeg brukte, så lenge håndskriften er god. Dobbeltarbeid. I tillegg er det stor sjanse for at noe (eller all) tekst er krevende å tolke, at noe mangler eller er skrevet feil. Trippelarbeid. Hvis det har vært for liten plass til alt som måtte skrives, noe som skjer stadig vekk, blir det i tillegg vanskelig å holde styr på hva som hører hjemme hvor. Kvadruppelt. Når det er mange tusen innleveringer av hvert eneste skjema hvert år bare i Oslo-skolen, blir det mange årsverk totalt på alle skjemaene.

Og hvis jeg må oppdatere noe, for eksempel flytter eller skifter mailadresse, må vi gjennom samme mølla en gang til.

Kvalitetssikring

Alt dette koker faktisk ned til én ting: kvalitetssikring. Lærere, helsearbeidere, aktivitetsledere og alle andre involverte er like lite glad i repetitivt arbeid som resten av oss. Særlig når det oppleves å være på siden av det de skal holde på med, nemlig jobbe med barna. Sjansen for laber konsentrasjon og påfølgende feiltasting er derfor i høyeste grad til stede.

Videre er jo dette informasjon som normalt sett allerede er kjent. Folkeregisteret vet hvilke foreldre som hører sammen med hvilke barn, og adressen hvor vi bor. For oss som har MinID ligger det dessuten en mailadresse som det burde være mulig å koble opp mot. Jeg har også Digipost-konto, men den er det foreløpig bare DNB og Hafslund som har benyttet.

Håndskrift er viktig

Ikke misforstå meg – det er viktig å kunne skrive for hånd. Men det er enda viktigere å la foreldre, lærere, helsearbeidere og aktivitetsledere bruke tiden der det gjør størst nytte. Og det er ikke ved å legge inn informasjon manuelt som foresatte kunne gjort selv, eller som burde vært kjent allerede.

Torbjørn Helland Solhaug