Funkas tjänster kring pdf-dokument

Webbtillgänglighetsdirektivet ställer krav på tillgänglighet i dokument. Det handlar ofta om pdf-dokument och fram till jul erbjuder vi 10 % rabatt på alla våra tjänster kring pdf. Pdf-dokument kan genereras på minst tre olika sätt:

  • genom att intern personal skapar pdf:er från Word eller InDesign,
  • genom att externa reklambyråer eller andra leverantörer levererar broschyrer och liknande i pdf,
  • genom att interna system automatgenererar pdf-dokument, exempelvis blanketter.

För att ta ett samlat grepp om tillgänglighet i dokument brukar vi behöva titta på helheten, eftersom dokumentens ursprung påverkar vilka åtgärder som bör sättas in. Några vanliga exempel:

  • Om det är pdf-dokument som organisationens personal producerar själva efter mallar i Word/InDesign eller liknande bör vi se till att mallarna är så bra som möjligt, det blir både lättare och snabbare för de som skapar pdf-dokumentet.
  • Om det är pdf-dokument som produceras sällan behövs utbildning och/eller manualer för den personal som skapar dokumenten.
  • I större organisationer där många enskilda individer skapar pdf-dokument brukar vi även rekommendera ett kvalitetssäkringssystem så att en central redaktion eller liknande lär sig att granska pdf-dokumenten före publicering.
  • Om det är externa byråer som producerar dokumenten behöver du ställa tydliga krav på att det de levererar uppfyller kraven och kontrollera att så verkligen sker (kontroll kan exempelvis ske vid varje ny typ av leverans, vid varje leverantörsbyte eller med hjälp av stickprov)
  • Om pdf-dokument automatgenereras från system behöver vi titta på vad systemet kan göra, ofta behöver vi även prata med leverantören för att se vilka möjligheter som finns till åtgärder i det befintliga systemet, genom att lägga till moment eller modifiera processen, eller helt enkelt upphandla nytt system om de befintliga saknar förutsättningar för att generera tillgängliga dokument

Vad säger lagen?

Dokument publicerade efter 23 september 2018 omfattas av direktivet och ska uppfylla lagens krav antingen 2019 eller 2020, beroende på när den webbplats som dokumenten publiceras på ska vara tillgänglig. Nya webbplatser ska uppfylla kraven 23 september 2019, medan webbplatser som fanns innan lagen trädde i kraft ska uppfylla kraven 2020.

Dokument publicerade före 23 september 2018 är undantagna från direktivet, men det finns ett undantag från undantaget: dokument som behövs för väsentliga administrativa uppgifter måste vara tillgängliga. Därför behöver du säkerställa att exempelvis instruktioner för hur man använder en tjänst eller liknande inte ligger gömt i en otillgänglig pdf.

Hur ska det gå till?

Vår erfarenhet är att det är viktigt att bygga upp den interna kompetensen i organisationen för att bli så självständiga som möjligt vad gäller hantering av dokument. Innan processer för kvalitetskontroll och kompetens att utföra tester är på plats kan det vara en god idé att ta hjälp utifrån i de delarna. När du behöver en bedömning vid upphandling eller liknande kan det också vara bra att ha en oberoende aktör för att säkerställa att allt blir rätt. Men i grunden tror vi på att våra kunder måste kunna hantera dokumenten själva, det blir annars orimligt dyrt att säkerställa tillgänglighet.

Utbildningsfilmerna som vi tagit fram och som du kan prenumerera på och ha obegränsad tillgång till, är till stor hjälp för många av våra kunder.

Detaljerad information om respektive tjänst:

Utbildningsfilm Tillgängliga pdf-filer

Öppen utbildning Tillgängliga pdf-filer

Skräddarsydd utbildning om Tillgängliga pdf-filer

Granskning av dokument och/eller mallar

Tillgänglighetssäkring av pdf-dokument

Manualer och riktlinjer för dig som skapar pdf-dokument

Kontakt

Malin Karlstedt

Titel: Kundansvarig säljare med fokus på myndigheter

malin.karlstedt@funka.com (Malin Karlstedt)

+46 8 555 770 82 (Malin Karlstedt)