Universell utforming av PDF-dokumenter

Likestillings- og diskrimineringsloven stiller krav om universell utforming av PDF-dokumenter som er en del av hovedløsningen og som retter seg mot allmenheten. Det finnes minst tre ulike måter å generere PDF-dokumenter på:

  • ved at interne ansatte konverterer PDF-dokumentene fra Word eller InDesign,
  • ved at eksterne reklamebyråer, eller andre leverandører, leverer brosjyrer og lignende i PDF-format,
  • ved at interne systemer automatisk genererer PDF-dokumenter, som for eksempel blanketter.

Ettersom alle ledd i produksjonen av PDF-dokumenter er med på å påvirke hvilke tiltak som må iverksettes, må vi ofte gjøre en helhetsvurdering for at resultatet skal få et høyt nivå av universell utforming. Her er noen vanlige eksempler på prosesser vi ser på:

  • Hvis det er organisasjonens egne ansatte som konverterer PDF-dokumentene fra Word/InDesign-maler eller lignende, må vi sørge for at disse malene er best mulig. Gode maler både forenkler og effektiviserer konverteringsprosessen for de ansatte.
  • Hvis organisasjonen produserer få PDF-dokumenter, er det ofte nødvendig å kurse og/eller sørge for at de som lager dokumentene har en manual.
  • For større organisasjoner, der mange personer skaper PDF-dokumenter, anbefaler vi også å ha et kvalitetssikringssystem. På den måten kan et sentralt redaksjonelt team, eller lignende, lære å granske PDF-dokumentene før de publiseres.
  • Hvis det er eksterne byråer som produserer dokumentene, må du stille tydelige krav om at det som leveres oppfyller kravene og kontrolleree at dette faktisk skjer (kontroll kan for eksempel skje ved hver ny leveransetype, ved hvert leverandørbytte eller med hjelp av stikkprøver).
  • Hvis det er systemer som genererer PDF-dokumentene automatisk, må vi se på hva systemet håndterer. Ofte har vi også en dialog med leverandøren for å finne ut hvilke muligheter man har til å gjøre endringer i standardoppsettet til det eksisterende systemet. Det kan dreie seg om å implementere en ny funksjon eller endre en prosess, eller enkelt og greit anskaffe et nytt system dersom de eksisterende ikke er i stand til å generere universelt utformede dokumenter.

Hva sier loven?

I Norge omfattes både offentlig og privat sektor av Likestillings- og Diskrimineringsloven. IKT-delen av forskriften baserer seg på de internasjonale retningslinjene, Web Content Accessibility Guidelines, (WCAG 2.0 A & AA), med noen unntak for multimedia.

Forskriften trådde i kraft 1. juli 2013 og stilte krav om at nye IKT-løsninger, og løsninger som gjennomgikk en større redesign, skulle være universelt utformede fra og med 1. juli 2014. Alle IKT-løsninger pre 1. juli 2014 skal følge forskriften fra og med 1. januar 2021. PDF-dokumenter som er en del av hovedløsning, og som henvender seg mot allmenheten, omfattes også av lovkravene. For å sikre at nettløsningene er tilgjengelige for alle, fører Digitaliseringsdirektoratet tilsyn med virksomheter som omfattes av forskriften.

Hvordan er prosessen?

Vår erfaring tilsier at det er viktig å bygge opp organisasjonens kompetanse internt. På den måten kan mesteparten av dokumentproduksjonen skje «in house». Innen prosedyrer for kvalitetskontroll og kompetanse til å gjennomføre tester er på plass, kan det være lurt å hente inn ekstern hjelp for disse delene. Når du trenger en vurdering knyttet til en offentlig anskaffelse eller lignende, kan det også være bra å ta inn en uavhengig aktør for sikre at alt er korrekt. Men i utgangspunktet mener vi at våre kunder må være i stand til å håndtere dokumentene selv, ellers vil det bli urimelig dyrt å kvalitetssikre universell utforming.

Kursfilmene som vi har tatt frem og som du kan abonnere på og ha ubegrenset tilgang til, er svært nyttige for mange av våre kunder.

Detaljert informasjon om hver tjeneste:

Kursfilm - Universell utforming av PDF-dokumenter

Onlinekurs – Universell utforming av PDF-dokumenter

Skreddersydde kurs – Universell utforming av PDF-dokumenter

Fyll ut kontaktinformasjonen din så kontakter vi deg.

Det finnes feil i skjemaet

Funkas personvernserklæring, åpnes i nytt vindu